员工报销及借款、退款在AP中的处理

业务场景       

    员工预借款1000元,实际花费600元,返回400元。

解决思路

    1. 先做1000的预付款,然后全额支付,
    2. 员工报销后根据实际情况做600元的费用报表(或者直接录入费用AP发票),并使用预付款核销
    3. 退回的400需要通过创建虚拟的AP发票来做冲抵预付款
    4. 之后再将虚拟发票冲抵掉(CM),并对CM执行退款操作

系统步骤及分录

1.1    预付款发票
        借:其他应收款           1000
               贷: 其他应付款  1000
1.2    全额支付预付款
        借:其他应付款            1000
                贷:银行存款        1000
2.1    费用报销发票
        借:费用科目                600
                贷:应付帐款        600
2.2    核销预付款
         借:应付帐款                600
                贷:其他应收款    600
3.1    虚拟中转发票(用于抵消剩余的预付款)
        借:中转科目                400
                贷:应付帐款        400
3.2    核销预付款余额
        借:应付帐款                400
                贷:其他应收款    400
4.1    员工退款发票
        借:中转科目                -400
                贷:应付帐款        -400
4.2    实际的退款
        借:应付帐款                -400
                贷:银行存款        -400(退回来了)

注:除此之外还有非标准做法:

不标准的原因是,发票的借方使用了银行存款科目。

此种方式使用更加常见)变化为1、2均一致,将3、4合并成一步。     

         标准发票借方“现金账户”
            ①标准发票
                借:银行存款     200
                      贷:应付账款  200
            ②核销
                借:应付账款        200
                      贷:其他应收款  200
5.1    录入退款发票
        借:银行存款                400
            贷:应付账款            400
5.2    核销剩余的预付款
        借:应付帐款                400

            贷:其他应收款        400



以下为历史记录内容备份(可忽略)

    开一个虚拟发票核销之前预付款余额,虚拟发票的借方是现金,录400的发票与预付款核销
        dr 虚拟中转
            cr 应付-结算
    再录一张cm
        dr 应付结算
            cr 虚拟中转
    对cm退款
        dr ¥

            cr 应付结算


    业务背景:员工借款1000元,实际使用800,退回200
    实际做账:
        借:其他应收款—员工  1000
           贷:其他应付款  1000

        借:其他应付款  1000    
           贷:银行存款  1000

        借:差旅费用  800
            贷:其他应付款  800

        借:其他应付款  800
              银行存款  200
              贷:其他应收款—员工  1000
    系统实现:
        1、录入预付款AP发票
                借:其他应收款      1000
                    贷:其他应付款  1000
        2、对预付款AP发票全额付款
                借:其他应付款   1000
                   贷:银行存款   1000
        3、录入费用AP发票
                借:费用科目      800
                   贷:应付账款   800
        4、预付款核销费用AP发票
                借:应付账款         800
                   贷:其他应收款   800
        5、预付款发票剩余未核销200,有两种处理方式
            (1)标准发票借方“现金账户”
                ①标准发票
                    借:银行存款     200
                          贷:应付账款  200
                ②核销
                    借:应付账款        200
                          贷:其他应收款  200
            (2)标准发票借方“中转科目”
                ①标准发票
                    借:中转科目     200
                        贷:应付账款  200
                ②核销
                    借:应付账款       200
                      贷:其他应收款  200
                ③总账手工录入一笔日记账
                    借:银行存款     200

                       贷:中转科目  200



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